Af Nis C. Phillipsen
Nis Philipsen er virksomhedskonsulent, bestyrelsesprofessionel og en del af Danish Outsourcing Forums ekspertpanel. Nis har betydelig international erfaring fra globale, projektorienterede virksomheder, herunder med kulturforståelse, internationalt salg, sourcing og produktion.
Med indtoget af Covid19 blev meget i samfundet ændret og stillet på hovedet. Den nye virkelighed har tvunget os til at tænke i nye og anderledes veje for at organisere arbejdslivet – noget mange heldigvis kastede sig ud i med liv og sjæl, men faktisk er forskellen på distance arbejde og arbejde med fysisk fremmøde mindre, end de fleste tror.
Først og fremmest blev måden vi organiserer os på udfordret, for i Danmark er vi så små, at vi ikke har haft tradition for distancearbejde. Idet vi pludselig skulle overgå til den arbejdsform, blev det tydeligt, at succesfuldt distancearbejde afhænger af de samme faktorer som succesfuldt arbejde med fysisk fremmøde; infrastruktur, kommunikation, relationsopbygning og ledelse.
Så selvom mange blev kastet ud i fuld skala forsøg med distancearbejde, er lektien for de fleste, at de to arbejdsformer minder meget om hinanden.
Først og fremmest skal infrastrukturen på arbejdspladsen være på plads. På en arbejdsplads med fysisk fremmøde handler det om at sikre tilstrækkeligt antal mødelokaler, kontorpladser, skærme, stole, kaffemaskiner osv., mens det på en distancearbejdsplads mere handler om adgang til de rette kommunikationskanaler såsom Teams, Zoom eller de mere specialiserede med tolkeadgang, samt selvfølgelig headset med mikrofoner.
Derudover skal man på alle arbejdspladser sørge for at kommunikationen er sat i system. På en arbejdsplads med fysisk fremmøde er det lettere lige at spørge kollegaen, hvem der ligger inde med den information, man skal bruge, eller hvor den information er arkiveret. Det er langt sværere, når man arbejder på distancen. Derfor er det vigtigt at man systematiserer arkivering og deling af den relevante information. Dermed ikke sagt at alle skal .cc på alt – for ingen har gavn af at drukne i unødvendig information – tværtimod skal det klart defineres, hvilke dele af en organisation, der skal have information tilsendt. På den måde sikres at medarbejderne har vidensforudsætningen til at kunne være effektiv.
Selvom det gennem en årrække har været på mode at sætte B.S. Christiansen til at lave vildmarkskurser for at styrke holdånden i virksomheden, kommer det meste relationsopbygning i en virksomhed organisk. Den foregår over frokosten, når nogen giver kage i særlige anledninger, ved kaffemaskinen eller mens man rejser sammen til møder. Den del forsvinder ved distancearbejde, og deri er måske den største forskel mellem fysisk og distancearbejde. Relationsopbygning må sættes i system. Man kan med fordel reservere tid til distancesamvær midt på ugen. Sørg for at medarbejderne får leveret chokolade, kage eller lignende, så man alle kan sidde med en kop kaffe og være fælles om at spise kage. Ingen dagsorden, bare tale om løst og fast.
Derudover har distancearbejde udfordret ledelsesbegrebet og tvunget flere til at tage skridtet ud i reel moderne selvstyrende ledelsesformer. En del af det danske erhvervsliv hænger fast i en traditionel industrisamfundsledelsesform, hvor ledelsen udstedet ordrer og derefter kontrollerer, at medarbejderne følger ordrerne tæt. I modsætning til den form for ledelse står den moderne leder, som i stedet udstikker en kurs mod et mål og så lader det være op til medarbejderne at foreslå eller vælge de bedste metoder til at komme frem til målet.
Når den selvledende model har vundet indpas i Danmark handler det dels om, at vi har meget højtuddannede medarbejdere med høj grad af indsigt og forståelse for deres fagområde, men det handler også om, at den ledelseform skaber mere effektive virksomheder, der fuldt ud udnytter deres medarbejderes kompetencer.
Den traditionelle ledelsesform duer ikke ved distancearbejde, og det er nok en af grundene til, at medarbejdere og virksomheder samstemmende rapporterer om højere tilfredshed og højere effektivitet under nedlukningen.
Den næste udfordring er derfor at turde gå videre – tag springet videre i stedet for ukritisk at gå tilbage til fysisk fremmøde. Mulighederne ligger lige foran os, uanset om medarbejderne er placeret i Utterslev, Uldum eller Ukraine.
